Unternehmenshintergrund
Die J. Schmalz GmbH ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Vakuumtechnik. Ihre innovativen Lösungen für Automatisierung und ergonomische Handhabungssysteme setzen Maßstäbe und werden von Unternehmen weltweit eingesetzt. Als Innovationsführer legt Schmalz großen Wert auf kontinuierliche Verbesserung und die Einbindung der Mitarbeiter in die Weiterentwicklung von Prozessen und Produkten. Das Unternehmen ist bereits seit zirka 15 Jahren Kunde von Trevios und nutzt deren Softwarelösung für das betriebliche Ideenmanagement.
Herausforderungen vor der Einführung von Trevios
Vor der Zusammenarbeit mit Trevios wurde das Ideenmanagement bei Schmalz durch ein papierbasiertes System abgedeckt.
Alexander Beck, Ideenmanager bei Schmalz, erinnert sich: „Früher liefen wir noch mit Mappen durch das Unternehmen, um Ideen zu sammeln. Aber irgendwann wurde klar, dass das nicht mehr zu unserer Unternehmensgröße passt. Wir brauchten eine Softwarelösung, die transparenter und effizienter ist.“
Als Teil der des Lean Management suchte Schmalz nach einer Lösung, die den kreativen Input der Belegschaft besser integrieren und systematisch nutzen konnte.
Umstellung und Integration von Trevios
Mit der Entscheidung für Trevios begann eine neue Arbeitsweise des Ideenmanagements bei Schmalz. Mit der auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten Software sind vor allem Updates eine wiederkehrende Herausforderung.
„Auch wenn es Zeit gebraucht hat, bis alles wieder rund lief, so schätzen wir an Trevios die ständige Bereitschaft, uns zu unterstützen und auf unsere Bedürfnisse einzugehen“, sagt Beck.
Schmalz entschied sich dabei, das Ideenmanagement in zwei Hauptprozesse zu unterteilen:
- BVW (betriebliches Vorschlagswesen) für strategisch wichtige, qualitativ hochwertige und bereichsübergreifende Ideen mit größerem Einfluss. Die BVW-Ideen laufen über die Trevios-Software.
- Team-KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) für kleinere, einfachere Ideen, die schnell und agil umgesetzt werden können. Die Team-KVP-Ideen werden in Teams besprochen und kurzfristig umgesetzt, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Innovative Funktionen und Anpassungen
Eine der wichtigsten Neuerungen, die Schmalz gemeinsam mit Trevios entwickelt hat, ist der sogenannte „Wizard“. Dieser sorgt dafür, dass Ideen bereits bei der Einreichung gezielt sortiert werden. Vor der Einreichung einer Idee wird ein Pop-up-Fenster geöffnet, das dem Einreicher gezielte Fragen stellt. Auf diese Weise wird bereits im ersten Schritt geklärt, ob die Idee in den KVP- oder den BVW-Prozess gehört. Beck erklärt dazu:
„Der Wizard ist wirklich eine große Hilfe. Früher haben wir oft kleinere Ideen im BVW-Prozess gehabt, die dort eigentlich nichts zu suchen hatten. Jetzt filtern wir direkt bei der Einreichung, was wohin gehört, und das spart uns eine Menge Zeit und Aufwand.“
Im BVW-Prozess wurden spezifische Themenfelder wie Prozessoptimierung, Produktentwicklung, Nachhaltigkeit und Arbeitssicherheit definiert. Für diese Themenfelder werden gezielte Fragen gestellt, um eine möglichst präzise Einreichung der Ideen zu ermöglichen. Im BVW-Prozess soll die Qualität der Vorschläge weiter gesteigert und gleichzeitig die Anzahl unpassender Einreichungen verringert werden.
Erfolge durch die Zusammenarbeit mit Trevios
Die Integration von Trevios hat das Ideenmanagement bei Schmalz nachhaltig verändert. Jährlich werden etwa 300 BVW-Ideen eingereicht, von denen ein Drittel direkt aussortiert wird. Die verbleibenden Ideen werden durch den Ideenmanager intensiv geprüft. Nach erfolgreicher Bewertung durch ein Gutachten und Umsetzung erhalten die Ideeneinreicher eine Prämie, die auf dem erzielten Nutzen basiert.
„Wir möchten nicht unbedingt mehr Ideen, sondern bessere Ideen“, so Beck. „Dank Trevios und unseres Wizards haben wir die Möglichkeit, uns auf die wirklich großen Vorschläge zu konzentrieren und sicherzustellen, dass sie den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen bringen.“
Zukunftsaussichten und weitere Wünsche
Schmalz plant, die Zusammenarbeit mit Trevios in Zukunft weiter auszubauen. Ein großes Anliegen ist die Implementierung einer Schnittstelle zu Microsoft Teams. Diese Funktion soll es den Mitarbeitern ermöglichen, direkt aus Trevios heraus über eine Chatfunktion Fragen an den Ideenmanger zu stellen und Rückmeldungen zu erhalten.
„Eine Teams-Integration wäre für uns ein echter Gamechanger. Oft gibt es kleinere Fragen, die man einfach mal eben klären möchte. Mit einem integrierten Chat würde das viel schneller gehen“, sagt Herr Beck.
Schmalz legt großen Wert auf den Austausch mit anderen Unternehmen, um von deren Erfahrungen im Ideenmanagement zu profitieren. Der jährliche Bericht von Herrn Dr. Hartmut Neckel und die Zusammenarbeit mit Trevios-Kunden fördern dies bereits, sollen aber weiter vertieft werden.